Wprowadzenie w 2018 roku RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, spowodowało prawdziwą rewolucję w funkcjonowaniu wielu firm. Konieczne było wprowadzenie zaawansowanych procedur oraz rozwiązań technicznych, które wpłynęły znacząco na codzienną działalność. Jedną z kwestii, które w związku z tym należy brać pod uwagę, jest odpowiednie przechowywanie dokumentów RODO, czyli całej dokumentacji, która może zawierać wrażliwe dane osobowe. Przedstawiamy, jak wybrać meble biurowe, jakie będą spełniały wymogi prawne.
Przechowywanie dokumentów RODO w firmie i urzędzie
Ważną motywacją do wprowadzania zmian technicznych i organizacyjnych są kary, jakie grożą za naruszenie przepisów RODO. W zależności od przychodu firmy mogą one sięgać nawet do 20 mln euro. Warto w związku z tym zdecydować się na inwestycję w meble, które zabezpieczą dokumentację, aby zminimalizować ryzyko naruszeń i znacznie większych wydatków.
Zarówno przechowywanie dokumentacji pracowniczej RODO, jak i przechowywanie dokumentów z danymi klientów i kontrahentów musi odbywać się na określonych zasadach. Dostęp do archiwów powinien być ograniczony i przyznawany wyłącznie uprawnionym do tego osobom. Jednocześnie dotarcie do potrzebnych dokumentów powinno być stosunkowo łatwe i w razie potrzeby uprawnieni powinni mieć możliwość łatwego dotarcia do nich. Jednoznacznie z zaleceń tych wynika, że archiwizacja dokumentów zgodna z RODO nie może polegać na przechowywaniu ogólnodostępnych segregatorów na biurkach lub regałach, jak było to przez lata praktykowane. Konieczne są meble takie, jak szafa zamykana na dokumenty, aby możliwe było wydzielenie dostępu jedynie dla części personelu pracującego w danym miejscu.
Jak dobrać szafę na dokumenty do ochrony danych osobowych?
Aby zamykane szafy biurowe spełniały oczekiwania danego podmiotu, należy dokładnie przeanalizować potrzeb przed zakupem. Zwróć uwagę na takie kwestie, jak:
- Ilość i rodzaj przechowywanych dokumentów,
- Wielkość dostępnej przestrzeni biurowej,
- Liczba osób, które mają mieć dostęp do dokumentacji,
- Sposób przechowywania – folie, zeszyty, segregatory,
- Intensywność użytkowania – jak często dane dokumenty będą potrzebne.
Warto kierować się również zasadą, że im wyższy poziom poufności danych, tym wyższy poziom zabezpieczenia powinien zostać zastosowany. Inną konstrukcję i budowę powinny mieć szafy na akta osobowe pracowników, inną natomiast meble na szczegółowe dane medyczne pacjentów.
Niezależnie od potrzeb, wszystko, czego poszukujesz, odnajdziesz w naszym sklepie. Dostępne są praktyczne szafki biurowe, szafki na akta i dokumenty, jak też trwałe szafy BHP laminowane.
Szafa metalowa na dokumenty, akta i segregatory
Podstawą ochrony danych w biurze są metalowe szafy na dokumenty. Wykonuje się je z wytrzymałej blachy o różnej grubości. Konstrukcja zabezpiecza przed dostępem przez osoby niepowołane – niemożliwe jest łatwe wyłamanie drzwi, czy uszkodzenie konstrukcji po uderzeniu w nią innym przedmiotem. Na samych drzwiach stosuje się zamki mechaniczne lub elektroniczne, które umożliwiają udostępnienie dokumentów wyłącznie uprawnionym do tego osobom.
Czy szafka na akta wystarczy do bezpiecznej archiwizacji?
Popularnym rozwiązaniem, gdy najważniejsza jest ochrona danych osobowych w biurze, są tzw. szafy aktowe. Są one dedykowane do przechowywania dokumentów – sprawdzą się do zeszytów, czy segregatorów. Dostępne są w różnych konfiguracjach, z różną liczbą przestawnych półek. Może wybrać zarówno niewielkie szafki, które sprawdzą się do ustawienia przy biurkach, jak i duże szafy biurowe na dokumenty, w których przechowasz większe ilości dokumentacji.
Kiedy warto wybrać szafę wzmocnioną na dokumenty?
Jeżeli konieczne jest większe zabezpieczenie dokumentów z danymi osobowymi, warto rozważyć zakup modelu wzmocnionego. Dostępna jest np. ogniotrwała szafa na dokumenty RODO, w której przestrzeń między płaszczami jest wypełniona niepalną watą mineralną. Zastosowana jest w nich wytrzymała blacha o grubości 1 mm. Rozwiązanie to jest polecane do miejsc, gdzie obowiązują specjalne wymogi prawne dotyczące przechowywania informacji niejawnych. Sprawdzi się również wszędzie tam, gdzie występuje podwyższony stopień zagrożenia pożarowego.
