RODO, czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych reguluje przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych oraz swobodny przepływ takich danych. Właściwa nazwa tego aktu prawnego to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, które w Polsce weszło w życie 25 maja 2018r. Od tego dnia każdy przedsiębiorca musi zapewniać w swojej firmie środki ochrony danych osobowych.
Cel RODO
Polska, jako członek Unii Europejskiej, była zobowiązana do wdrożenia w swój system prawny rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Celem tego rozporządzenia jest ochrona danych osobowych osób fizycznych oraz związanych z nimi praw podstawowych. Ponadto celem RODO jest również ujednolicenie prawa w zakresie ochrony danych osobowych, obowiązującego w państwach członkowskich.
W związku z globalizacją działalności gospodarczej oraz przepływem danych osobowych między państwami zwiększyło się niebezpieczeństwo ich niekontrolowanego rozprzestrzeniania. Szybkie zmiany techniczne oraz wzmożony przepływ danych wymagały odpowiedniego uregulowania w tym zakresie, dostosowanego do obecnych realiów. Dzięki RODO, na terenie całej Unii Europejskiej, każda osoba fizyczna ma zapewnioną ochronę danych osobowych bez naruszania ich praw i wolności.
Rodzaje danych osobowych
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie wskazuje wprost jakie rodzaje danych osobowych chroni. Treść aktu prawnego zawiera jednak ogólny podział danych osobowych, przy czym katalog nie jest zamknięty.
Zwykłe dane osobowe
W artykule 4 ustępie 1 rozporządzenia zawarta jest definicja zwykłych danych osobowych, według której dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Zwykłe dane osobowe są to wszelkie informacje, dane, które w jakikolwiek sposób umożliwiają identyfikację danej osoby. Rozporządzenie nie podaje konkretnych czynników, cech, informacji dotyczących danej osoby, których nieuprawnione przekazanie podmiotom zewnętrznym byłoby niezgodne z prawem. Wskazuje jednak, że jakakolwiek informacja pozwalająca na rozpoznanie osoby, której dane dotyczą, jest chroniona prawnie.
Szczególne dane osobowe
Z kolei artykuł 9 ustęp 1 rozporządzenia wskazuje na definicję szczególnych danych osobowych. I tak szczególne dane osobowe określone są jako ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.
Szczególne dane osobowe odnoszą się do prywatnych, indywidualnych i szczególnych cech osób fizycznych. Są one objęte szczególną ochroną z uwagi na ich wagę.
Jak skutecznie chronić dane osobowe?
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych zostało sporządzone w dniu 27 kwietnia 2016r. Natomiast w Polsce akt prawny wszedł w życie w dniu 25 maja 2018r. Parlament Europejski i Rada wyznaczyły 2-letni okres na przygotowanie się w zakresie technicznym na implementację tego rozporządzenia. W tym czasie przedsiębiorcy musieli zapewnić w swoich firmach systemy ochrony danych osobowych. Celem zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych małe, średnie i duże przedsiębiorstwa musiały opracować metody ochrony zarówno danych cyfrowych jak i tych zgromadzonych w wersji papierowej.
Zabezpieczenie danych cyfrowych
Celem zagwarantowania bezpieczeństwa danym cyfrowym wprowadzono specjalistyczne systemy gromadzące informacje na twardych dyskach bądź w chmurze, które zostały zabezpieczone odpowiednim szyfrowaniem. Ponadto wprowadzono uwierzytelnianie dwuetapowe, specjalistyczne szyfrowanie treści wiadomości e-mail czy szyfrowanie dysków.
Pracownicy bardzo często zobowiązani są do regularnego wykonywania kopii zapasowych oraz natychmiastowego usuwania danych osoby, której dotyczą, w przypadku gdy nie są już potrzebne. Dodatkowo systematycznie przeprowadzane są kursy przeznaczone dla pracowników, aby regularnie poszerzać ich wiedzę w zakresie ochrony danych informatycznych.
Zabezpieczenie danych osobowych zawartych w dokumentach
Dane osobowe przechowywane w wersjach papierowych również muszą być odpowiednio chronione. Przede wszystkim nie można pozostawiać dokumentów na biurku w trakcie lub po zakończonej pracy. Każdorazowo, opuszczając miejsce pracy, należy schować wszelką dokumentację zawierającą dane osobowe.
Zbędne już dokumenty należy zniszczyć w niszczarce i nie dopuścić do wglądu osób trzecich. Dokumenty, które są niezbędne podczas wykonywanej pracy oraz wymagające archiwizacji warto jest przechowywać w metalowych szafach, do tego przeznaczonych.
Meble metalowe kartotekowe
Meble metalowe kartotekowe doskonale sprawdzą się przy przechowywaniu dokumentacji w formacie m.in. A4, A3, A6, A5 w ułożeniu poziomym lub pionowym. Szafy wykonane są z blachy stalowej zabezpieczonej .Co ważne, szuflady zamontowane w szafie nie wypadają przy pociągnięciu. Szafy są zamykane na zamek kluczowy, który rygluje wszystkie szuflady. Dokumenty są zabezpieczone. Dostęp ma tylko osoba posiadająca klucz do szafy. Producent mebli kartotekowych posiada niezbędne certyfikaty ISO 9001, ISO 14001.Szafy deklaracje producenta i atesty potwierdzające bezpieczeństwo produktu oraz zgodność z polskimi normami.
Ponadto istnieje możliwość wyboru rozmiaru mebli kartotekowych, dostosowanych do ilości dokumentacji oraz jej rozmiaru. Dzięki temu każdy znajdzie odpowiednie meble zapewniające dokumentom bezpieczeństwo. Co więcej metalowe meble kartotekowe spełniają warunki niezbędne do skutecznej ochrony danych osobowych. Wobec tego wysokiej jakości meble kartotekowe zapewniają pełne bezpieczeństwo danych osobowych zawartych w dokumentach. Dodatkowo są trwale , ponieważ nie wymagają składania.
Meble kartotekowe są dostarczane, jako produkt gotowy do użytku, bez konieczności składania, stosowania specjalnych narzędzi czy posiadania umiejętności technicznych. Jest to rozwiązanie, które nieczęsto jest stosowane u innych producentów szaf metalowych, oferujących meble słabszej, jakości, wymagających dużego nakładu pracy przy montażu.
Szafy aktowe z wypełnieniem ognioodporne
Wzmocniona, ognioodporna szafa jednodrzwiowa, zamykana na zamek kluczowy zapewni bezpieczeństwo dokumentom. Szafa wyposażona jest w trzy, ruchome półki, które umożliwiają przechowywanie dokumentacji w zależności od potrzeb, jej ilości bądź rozmiaru.
Solidność i trwałość materiału sprawia, iż są one w pełni przygotowane na przechowywanie dokumentacji zgodnie z wymogami RODO. Ponadto jej budowa skutecznie chroni przed włamaniem. Atutem szafy jest również, to że nie wymaga ona składania. Dostarczana jest, jako gotowy produkt do użytku, co wyróżnia firmę na rynku. Dzięki temu nie wymaga się od konsumenta posiadania specjalnych informacji czy umiejętności.
Sejf ognioodporny
Sejfy ognioodporne posiadają konstrukcję dwu-płaszczową, natomiast w ściankach sejfu znajduje się specjalne wypełnienie, co skutecznie chroni przechowywane dokumenty przez ogniem i wysokimi temperaturami. Grube na 50 mm ściany oraz na 66mm drzwi stanowią przeszkodę trudną do pokonania, celem kradzieży przechowywanych danych.
Dodatkowo dostępu do sejfu chroni mechanizm ryglowy przy pomocy rygli o średnicy 16 mm. Sejf ognioodporny jest doskonałym rozwiązaniem do przechowywania dokumentów w formacie A4 oraz mniejsze. Istotne jest, że sejf może zostać przytwierdzony do podłoża, zatem niemożliwe jest przywłaszczenie dokumentacji wraz z sejfem.
RODO nie narzuca konkretnych wytycznych jak zabezpieczyć dane osobowe, ale nakłada na administratora danych, czyli np. właściciela firmy obowiązek ich zabezpieczenia i zgodnego z prawem przetwarzania.
Polecamy szafę ognioodporną: https://szafymetalowe.pl/produkty/295-szafa-ognioodporna-aktowa-0-sam-w-2a.html
